¿Cuáles son las herramientas de Microsoft 365 y cómo puedes aprovecharlas?

La mayoría de las personas conocemos las herramientas más comunes de Office: Word, Excel y hasta el famoso Power Point, que han sido indispensables en el trabajo y en el estudio, y más ahora que debemos hacer todo desde casa. Pero ¿cuáles son esas herramientas que se han incorporado y cómo las puedo aprovechar? Acá te lo contamos.

 

Office 365

Es la suite de Microsoft que nos permite trabajar con las herramientas o programas de siempre, expandiendo el alcance por medio de una serie de características ideales para hacer más eficiente los procesos de colaboración, comunicación y productividad.

Está disponible para empresas y particulares, y existe una modalidad específica para el sector educativo.

Disponer de herramientas de productividad que optimicen los procesos nos brinda la oportunidad de trabajar de manera más inteligente al contar con una colaboración más efectiva, eso es exactamente para lo que está diseñado Office 365.

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Principales características de Office 365

  • Es un servicio que está alojado en la nube.
  • No necesita de ninguna instalación en los dispositivos (PC o cualquier dispositivo móvil).
  • Suscripción mensual (primer año de permanencia).
  • Actualizaciones automáticas incluidas.
  • Configuración de permisos en función de actividades.
  • Calendarios de planificación vinculados.
  • Comunicación por chats, llamadas de voz, videoconferencia.
  • Gestión efectiva de movilidad global.

Además de las aplicaciones que conocemos en los paquetes de Office, podremos compartir archivos, tareas, etc., podremos adjudicar o denegar permisos, tendremos edición simultánea con nuestro equipo y control de cada una de las versiones.

 

En la nube

El rasgo más característico de Microsoft 365 es que cuenta con versiones web de todos los programas de Office, lo que significa que su almacenamiento de información está en la nube.

Contarás con versiones en línea de tus documentos o proyectos y podrás sincronizar esa información con las aplicaciones de escritorio y dispositivos táctiles.

 

OneDrive

Por medio de OneDrive podrás visualizar, editar y compartir archivos desde cualquier dispositivo conectado a internet, y cuenta con la cómoda cantidad de espacio de 1 TB.

Con esto se pueden dejar de utilizar dispositivos de almacenamiento, al mismo tiempo que permite a terceros trabajar sobre un mismo documento, ya sean compañeros de trabajo o clientes, y establecer restricciones sobre los documentos.

 

 Exchange Online

Es un servicio de correo electrónico que funciona bajo el dominio de cada organización, que de igual manera establece el almacenamiento en la nube, con la particularidad de que estas cuentas disponen de 50 GB cada una y pueden recibir datos adjuntos de hasta 150 MB. También este correo electrónico realiza las funciones de calendario organizador.

 

Microsoft Teams

En estos momentos, ya muchos estamos familiarizados con esta herramienta, gracias a que tanto reuniones como foros y conferencias se han llevado a cabo a través de Teams, comunicación en tiempo real a través de un chat o para reuniones virtuales ilimitadamente con capacidad de hasta 10 mil participantes. También dispone de llamadas de voz, y la opción de compartir y editar presentaciones en línea o documentos de Word o de Excel.

 

SharePoint

Las organizaciones podrán usar SharePoint para crear sitios web, intranet o interfaz corporativa y portales del empleado.

Incluye muchas funcionalidades y modelos con una potente gestión de contenidos, colaboración entre empleados, clientes o proveedores e inteligencia de negocio. Con una interfaz de usuario familiar e intuitiva y totalmente personalizable.

 

Entre otras cosas podrás:

Crear sitios de intranet, portal del empleado, páginas, bibliotecas de documentos y listas

Agregar elementos web para personalizar el contenido, mostrar elementos visuales importantes, noticias y actualizaciones con un sitio de grupo o comunicación, descubrir, seguir y localizar sitios, archivos y personas en toda la empresa, administrar proyectos con flujos de trabajo, formularios y listas, sincronizar y almacenar los archivos en la nube para que todo el equipo de trabajo pueda trabajar en colaboración de una manera segura.

 

Yammer

Podría convertirse en la red social privada de comunicación abierta de tu empresa con las características habituales de cualquier otra red social pública, pero dentro de tu corporación.

Si necesitas, podrás usarlo para solucionar de manera eficaz problemas de soporte, recopilar comentarios sobre proyectos y documentos, y publicar procedimientos recomendados.

Los grupos de Yammer son un lugar donde los miembros pueden ponerse al día rápidamente en un proyecto, participar en discusiones encadenadas y mantener informados a clientes y proveedores sobre dichas conversaciones.

La manera más rápida y fácil de descubrir información relevante, grupos, archivos y usuarios, para que todos puedan compartir sus conocimientos en diferentes departamentos y zonas horarias.

Yammer se inicia desde el iniciador de aplicaciones, igual que cualquier producto o servicio. Además, está basado en la misma identidad de Office 365 que usa para iniciar sesión (su cuenta profesional o educativa).

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Algunos ejemplos de casos de usos para comenzar:

Construir una comunidad alrededor de intereses comunes para ayudar a conectar a los usuarios para que puedan compartir recursos y experiencia, cultivar la participación ejecutiva para que su organización se sienta conectada al equipo de liderazgo senior, hacer participar a su equipo de primera línea para proporcionar información de los clientes y escalar problemas independientemente de dónde se encuentran las personas, dirigir la creación de ideas y la innovación compartiendo abiertamente ideas, obteniendo comentarios de forma colaborativa y utilizando @mentions para que los expertos se impliquen en la conversación, ayudar a los colaboradores a comunicarse entre equipos, turnos o ubicaciones, eventos en vivo, búsqueda grupal, vista actualizada de feeds y conversaciones, cifrado mejorado y más para dispositivos iOS y Android.

 

Microsoft Stream

Ahora más que nunca hemos comprobado la fuerza que tienen los vídeos para realizar presentaciones corporativas, de productos o incluso de formación y entrenamiento de sus colaboradores. Por ello ya hay muchas empresas que utilizan ese medio de una manera habitual para conseguir sus objetivos.

Con Microsoft Stream, gestionar los vídeos y que los usuarios de tu empresa pueden cargar, ver y compartir vídeos de forma segura es un hecho.

La colaboración entre equipos se agiliza al incluir comentarios en un vídeo, etiquetar códigos de tiempo en comentarios y descripciones para hacer referencia a puntos específicos de un vídeo y hablar entre el equipo.

 

Si deseas tener más información para implantar en tu empresa Office 365 o la aplicación más apropiada para tus intereses, Disete comunicaciones es la solución, podemos ayudarte en el proceso de implementación de Office 365 o aconsejarte sobre la aplicación más adecuada para la productividad de tu empresa. Comunícate con nosotros y contarás con asesoría profesional.

 

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